6. Plan inicial de Actividades

El Punto de Partida...

WBS  (Work Breakdown Structure) o  EDT (Estructura de descomposición del trabajo)

Es una herramienta fundamental que consiste en la descomposición jerárquica, orientada al entregable, del trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto, para cumplir con los objetivos de éste y crear los entregables requeridos, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición con un detalle incrementado del trabajo del proyecto.

Ejemplo de EDT para un proyecto cuyo foco es crear un producto de software para ser comercializado a múltiples clientes

El propósito de una EDT es organizar y definir el alcance total aprobado del proyecto según lo declarado en la documentación vigente. 

Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales, llamados "Paquetes de Trabajo". 

Regla de 100%

Un principio de diseño importante para las estructuras de desglose de trabajo se denomina regla del 100%. Se define de la siguiente manera: 

• La regla del 100% establece que el EDT incluye el 100% del trabajo definido por el alcance del proyecto, y captura todos los resultados - internos, externos e intermedios - en términos del trabajo a completar, incluida la gestión del proyecto. La regla del 100% es uno de los principios más importantes que guían el desarrollo, la descomposición y la evaluación del EDT.

Fichas de Tareas con  los Recursos y Tiempos Asignados

Pasos en la creación de un calendario aceptable

Creación de calendario y camino crítico

El calendario hace referencia a un conjunto de actividades y propuestas del proyecto, determinando fechas, duración, responsable de cada actividad.

Ordenación de Actividades:  Identificar y documentar dependencias:

• Restricciones:  Son los factores que limitan las opciones del equipo de desarrollo. Son impuestas por el cliente o la dirección de la empresa desarrolladora. Las restricciones mas populares son:
  - Se requiere la infraestructura adecuada.
  - Es suficiente el personal que se dispone o se necesita contratar mas personas.
  - Se necesita trabajar en la curva de aprendizaje


• Supuestos: Factores que se consideran verdaderos durante la planificación, tienen un grado de riesgo y no cumplirse durante el desarrollo.  Están directamente relacionados con los riesgos del proyecto


• Dependencias obligatorias: Es la necesidad de disponer de un entregable  que es punto de partida de otra tarea. 
  
  
  Son las inherentes a la naturaleza del trabajo (aspectos técnicos).  Se suelen deber a la necesidad de disponer de un entregable que es punto de partida en la tarea.
• Dependencias discrecionales: Son las que define el equipo del proyecto, como son:
  
  - Buenas practicas de programación,
  -Seguir una secuencia de actividades,
  - Limitación en el numero de personas  por equipo de trabajo.  
  
• Dependencia Externas: Se refiere a la interdependencia con otros proyectos, con empresas externas o por contratos.  Vienen impuestas desde el exterior.
  Una actividad no puede comenzar hasta que no disponer de un producto ajeno.
  
  Resumen de Tipos de Dependencias



 

Representación Gráfica de la Ordenación de Tareas:  Existen tres métodos para representar las tareas a realizar en un proyecto de software.

• Diagrama de Gant: Se representa en un cuadro de doble entrada,  en el eje horizontal, representa el tiempo y en el eje vertical las tareas. 
  
  
  Cada tarea se representa como un rectángulo, situado a la altura de la tarea y que va desde el comienzo hasta la finalización de la tarea.

               Ventajas: 

• Es muy sencilla y fácil de entender.
• Da una representación global del proyecto.
• Lo permite hacer sin muchas dificultades.
• Esta en paquetes computacionales (Microsoft Office Proyect). 

              Desventajas: 

• No muestra relaciones de procedencia entre actividades claramente. 
• No permite optimizar el desarrollo de un programa. 
• No muestra las actividades críticas o claves de un proyecto. 

• Diagrama de Precedencia:  Las tareas se representan como nodos, las relaciones entre tareas son los arcos.  A cada nodo se le asigna la duración de la actividad o tarea y los arcos van desde la tarea antecesora a la predecesora.

• Diagrama de flechas: ADM (Arrow Diagramming Method) o Método del Diagrama de Flechas es una técnica de red de proyecto donde las actividades se representan como flechas que indican las dependencias entre los nodos.
  
  
  Su utilización está cayendo en desuso debido a las ventajas que tiene la representación de actividades mediante nodos, conocida como PDM.
  
  Las ventajas del PDM hicieron que la mayoría de los sistemas de computación desarrollados en los últimos años usen esa representación.
  

  
  Las ventajas de PDM frente a ADM son:
  

  
  
• La construcción de la red es mucho más sencilla ya que no requiere actividades ficticias (dummies).
• Su modificación es trivial, frente a las complicaciones que pueden aparecer en ADM.
• Permite introducir demoras en las relaciones, que en ADM implicaría la introducción de una nueva actividad, incluso se pueden usar demoras negativas en el caso en que la sucesora pueda empezar antes de finalizar la precedente.
• Se pueden usar cuatro tipos de precedencias:

• Fin Comienzo: Para comenzar la actividad debe haberse completado su precedente.
• Comienzo Comienzo: Para comenzar una actividad debe haber comenzado su precedente.
• Fin Fin: Para finalizar una actividad debe haberse finalizado su precedente.
• Comienzo Fin: Para finalizar una actividad debe haber comenzado su precedente.

Las fechas importantes en cada tarea.

Hay diversas formas de abordar estos cálculos, aquí veremos una muy intuitiva. Las fechas importantes en cada tarea.Pasos:

• Calculo de las fechas para cada tarea en un proyecto.
• Definición y obtención del camino crítico.
  
  Ejemplo:
  
  
  
  
  
  
  - Descripción de la actividad: nombre dado a la actividad.
  
  
  - Etiqueta actividad: número que identifica a cada actividad.
  
  
  - Duración: tiempo que calculamos que se tardará en completar la tarea.
  
  
  - Inicio temprano: fecha más temprana en que puede comenzar la tarea.
  
  
  - Final temprano: fecha más temprana en que puede finalizar la tarea.
  
  
  - Inicio tardío: fecha más retrasada en la que se puede comenzar sin que afectar la fecha de terminación del proyecto.
  
  
  - Final tardío: fecha más retrasada en la que puede terminar la tarea din afectar la fecha final del proyecto. 
  
  - Máximo tiempo disponible: tiempo máximo que puede durar una tarea en caso de comenzar en su Inicio temprano y concluir en su Final tardío.
  
  - Holgura: tiempo que disponemos para jugar con el inicio de la tarea, sin afectar al proyecto.

Cálculo de las fechas para cada tarea en un proyecto

Se parte del diagrama de precedencias:

- Se asigna como inicio temprano “0” a todas las tareas sin predecesor.- El final temprano de cada tarea es el inicio temprano más su duración.- Si la tarea tiene predecesoras, y todas estas tienen calculado su final temprano, asignamos como inicio temprano el máximo de todos ellos.
 Comprensión de los Tiempos

• Crashing: Es una técnica utilizada en la gestión de proyectos con el objetivo de acortar la duración de un proyecto. Este objetivo se logra mediante la asignación de un mayor número de recursos a las actividades (dinero, trabajadores, máquinas, etc) de modo de disminuir la duración de las actividades. Por tanto, el concepto crashing involucra un análisis costo beneficio, en el sentido de que un menor tiempo en el proyecto tiene asociado mayores costos para la empresa.Para poder realizar este análisis se requiere conocer: estimaciones de tiempo (duración normal y duración crash) y estimaciones de costo (costo normal y costo crash).

  

• Fast-Tracking: es una técnica en la que las fases o actividades que normalmente se realizan de forma secuencial se realizan en paralelo. El seguimiento rápido no da como resultado un aumento en el costo, pero sí aumenta el riesgo, ya que las actividades que originalmente se pretendían realizar de forma secuencial ahora se realizan en paralelo.
  La capacidad de acelerar el proceso implica que la relación entre el inicio y el comienzo entre las actividades fue discrecional.

Diferencia fundamental entre Pert y CPM

PERT (Project Evaluation andReview Techniques): es un modelo para la administración y gestión de proyectos. PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.  Para estimar la duración esperada de cada actividad es también deseable tener experiencia previa en la realización de tareas similares. En planificación y programación de proyectos se estima que la duración esperada de una actividad es una variable aleatoria de distribución de probabilidad Beta Unimodal” de parámetros (a, m, b) donde:

 = Se define como el tiempo optimista al menor tiempo que puede durar una actividad. = Es el tiempo más probable que podría durar una actividad. = Éste es el tiempo pesimista, o el mayor tiempo que puede durar una actividad.

 = Corresponde al tiempo esperado para una actividad (Este corresponde al tiempo CPM, asumiendo que los cálculos son exactos).

NOTA: Se supone que cada Tarea, sigue una ley de distribución de  de Euler

El valor (o tiempo) esperado en esta distribución. Esta se expresa en la siguiente fórmula:

CPM (Critical Path Method) o Método de la Ruta Crítica: El método CPM o Ruta Crítica (equivalente a la sigla en inglés Critical Path Method) es frecuentemente utilizado en el desarrollo y control de proyectos. El objetivo principal es determinar la duración de un proyecto, entendiendo éste como una secuencia de actividades relacionadas entre sí, donde cada una de las actividades tiene una duración estimada.

En este sentido el principal supuesto de CPM es que las actividades y sus tiempos de duración son conocidos, es decir, no existe incertidumbre. Este supuesto simplificador hace que esta metodología sea fácil de utilizar y en la medida que se quiera ver el impacto de la incertidumbre en la duración de un proyecto, se puede utilizar un método complementario como lo es PERT.

Una ruta es una trayectoria desde el inicio hasta el final de un proyecto. En este sentido, la longitud de la ruta crítica es igual a la la trayectoria más grande del proyecto. Cabe destacar que la duración de un proyecto es igual a la ruta crítica.

Revisión y Ajustes del Calendario

La primera planificación suele hacerse con criterios técnicos, por lo que suele ser necesario revisarla con dos enfoques:

• En función del uso de recursos,
• Equilibrar la disponibilidad de personal,
• Según las necesidades del usuario.
• habitualmente siempre desea que se termine lo más pronto posible.
• Los costes de oportunidad son un aliciente

Puntos sobre los que actuar para revisar la planificación

• Sobre la secuencia de las tareas.
• Aumentando paralelismo.
• Sobre la duración de las tareas
• Utilizar mejores técnicas y herramientas.
• Modificar la productividad de las personas.
• Modificar la cantidad de personas asignadas a una tarea.

Aceptación generalizada del plan

• Una planificación buena ha de ser:
• aceptada por todos los participantes, y
• que todo el mundo crea en ella.
• Para esto ha de ser realista.
• La probabilidad de éxito es más función de fe y confianza, que de realismo.