FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS INFORMÁTICOS
Introducción
Introducción
Administración de Proyectos
La administración de proyectos es la aplicación de un conjunto de técnicas, métodos, herramientas y recursos que sirven para poder alcanzar un objetivo en un tiempo previamente establecido y con un resultado exitoso.
Principales objetivos de la Administración de Proyectos.
Este método de trabajo persigue las siguientes claves:
• Aumento de productividad
• Eficacia de resultados dirigido a las exigencias del cliente
• Control de riesgos
• Gestión de costes y plazos
Atributos de un Proyecto
Los atributos de un proyecto se listan de forma general y pueden variar según las necesidades al cual va orientado. Una vez marcado la anterior premisa se pueden listar lo siguientes atributos genéricos:
• Coordinación: es un atributo esencial ya que un proyecto exige llevar a cabo labores de organización de todas las actividades.
• Tener una Meta/Objetivo concreto
• Un proyecto debe ser único
• Tener restricciones de recursos: Siempre hay un consumo de recursos (materiales, humanos y de tiempo) y en este sentido es necesario conocer y/o controlar el coste del proyecto.
• Debe ser realizado de una forma progresiva en el tiempo.
• Debe satisfacer una necesidad
• Un proyecto se realiza mediante varias series de tareas independientes
• Cada proyecto tiene un cliente: La entidad cliente, ya sea una persona, empresa, organización o grupo de 2 o más personas u organizaciones, es la que se encarga de proporcionar los recursos necesarios para el logro del proyecto.
• Tiene un nivel de incertidumbre.
Factores Críticos de un Proyecto
• Claridad en la definición de objetivos: Es el primer paso para una gestión de proyectos exitosa.
• Utilización de una metodología: En la gestión de proyectos, las metodologías sirven para reunir la información relevante que permite conocer el proyecto para dirigirlo adecuadamente.
• Precisión en la planificación: La falta de precisión incrementa el riesgo y disminuye las posibilidades de terminar exitosamente el proyecto
• El compromiso de los participantes: Es de gran importancia contar con personas motivadas e identificadas con las metas de proyecto, que con conscientes de su aporte al objetivo propuesto.
• Costo
• Cumplimiento de las necesidades del Cliente.
Fases de un Proyecto o Ciclo de Vida
De acuerdo al Project Management Institute (PMI), el proyecto generalmente se divide en 5 fases durante su administración, la cuales son:
Fase 1 – Inicio >> Es la fase clave donde se debe determinar y analizar el alcance, objetivo/meta, posibles riegos y reconocimiento de un equipo de trabajo inicial para poder determinar la rentabilidad y viabilidad de la realización de un proyecto.
Fase 2 – Planeación >> En esta fase se traza el flujo de trabajo eficaz para cumplir con los objetivos planteados en el proyecto. Se puede evidenciar la importancia de implementar herramientas que permitan realizar una planificación efectiva dando una mejor planificación de actividades, tiempos y recursos.
• Planeación utilizando la herramienta PERT(técnica de evaluación y revisión de programas)-CPM(método de la ruta crítica)
Tiene como objetivo primario determinar la probabilidad de cumplir con fechas de entrega específicas. También identifica aquellas actividades que son más probables que se conviertan en cuellos de botella y señala en que puntos debe hacerse el mayor esfuerzo para no presentar retrasos en el cumplimiento de las actividades.
Fase 3 – Ejecución >> Se detallan sub-tareas y se pasa a la acción de las actividades en los tiempos definidos del cronograma de trabajo. Para esta etapa es de suma importancia que el equipo humano cuente con todas la herramientas necesarias para desarrollar sin ninguna novedad cada uno de los trabajos.
Fase 4 – Control >> Es una etapa prácticamente de monitoreo donde se realiza seguimiento continuo del cumplimiento de cada una de las actividades trazadas en el plan de trabajo.
En esta fase se puede llegar a determinar situaciones no esperadas en el proceso de planeación y con un control oportuno tratar de solventarlas de tal manera que no afecte al cumplimiento de los tiempos del proyecto.
Fase 5 – Cierre >> A pesar de que en esta etapa ya se debe contar con los todas las actividades completadas, es necesario plantearse si todas la necesidades del cliente fueron cumplidas y si el objetivo del proyecto ha sido realmente realizado; la respuestas positivas serán evidenciadas si cada una de las etapas han sido realizadas de forma correcta y eficaz.
Estructura de Administración de Trabajo (EDT)
Es una estructura jerárquica y descendiente de las actividades de trabajo que deberán realizarse durante la implementación de un proyecto para lograr su objetivo.
La EDT divide un proyecto en piezas de trabajo desde el nivel más bajo, determinando las piezas de trabajo más grandes que deben cumplirse para logar culminar el proyecto.
Estructura del Alcance de forma Jerárquica.
• Niveles de la EDT
• Diccionario de la EDT
El diccionario de la EDT es un documento generado por el proceso Crear EDT, cuya función es respaldar la EDT. El diccionario de la EDT proporciona una descripción más detallada de los componentes de la EDT incluyendo los paquetes de trabajo y las cuentas de control.
Estructura de Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado.
Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos
• Beneficios
o Simplifica la visualización de tareas y representa todas las etapas y actividades de un proyecto en un único lugar.
o Ayuda a administrar proyectos y a reducir problemas de programación.
o Presenta de una forma más sencilla la identificación de punto críticos
o El diagrama puede actualizarse en cualquiera de sus ejes, en todo momento.
Diagrama de RED
Un diagrama de red es una forma gráfica para ver la ruta crítica del proyecto, las dependencias y las tareas. Tareas de representar casillas (o nodos) y dependencias mostrarse como líneas que conectan los cuadros.
Aspectos a considerar al realizar Proyectos
• Es necesario saber qué queremos y cuáles son nuestros objetivos.
• Requiere una planificación adecuada.
• Definir claramente la organización del proyecto
• Formar un equipo multidisciplinario para realizar la estimación de tiempo, costo y recursos necesarios para la ejecución del proyecto.
• Asignar el personal necesario para realizar el control de avance físico y financiero del proyecto.
